품의서란 상부에 보고할 내용을 적은 문서의 일종으로써 결재권자에게 특정한 사안을 승인해 줄 것을 요청할 시에 활용되며 보통 보통 공사집행(수선), 물품의 매입, 수리, 제조, 보조금 교부 등에 사용됩니다.

품의서는 기안서와도 유사하며 엄밀히 말해 기안서내에 포함됩니다. 즉, 기안서안에는 지출을 동반하는 품의서, 새로운 행사나 사업을 시작하기 위한 기획서, 계획서, 제안서등이 포함되어 있습니다.

지출결의서는 지출이 예상되는 비용을 사전에 승인 요청할 때 사용하는 서식이며 지출에 대한 ‘내부통제용’으로도 사용합니다. 사전에 지출(품의)결의서를 통해 자금 지출에 대한 결재를 받고 자금 집행의 결과로 지출 일자, 지출 금액, 관련 영수증 등을 첨부하여 결과사항을 다시 결재를 받게 되는 것이 일반적입니다.

매출대금 회수 및 금액이 큰 중요 지출에 대하여는 사장 또는 업무총괄자가 집행 및 관리하고, 사무실의 일반경비 지출에 대하여 경리담당자가 관리자의 결재를 얻기 위하여 지출결의서를 사용하고 각종 경비지출 후 그 뒷면에 영수증 등을 첨부하여 보관하는 방법입니다.